https://vaxose.fr/politique-de-confidentialite/

1. Introduction

La présente politique de protection des données a pour objectif de vous informer, de manière claire et transparente, sur la manière dont la société VAXOSE traite vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des activités sociales et culturelles (ASC) pour le compte de votre comité social et économique (CSE).

VAXOSE agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements mis en œuvre via sa plateforme de gestion des ASC.

Pour la constitution du fichier des personnes ouvrant droit aux activités sociales et culturelles, VAXOSE intervient en lien avec le comité social et économique (CSE) de votre entreprise, qui reste responsable de la collecte initiale des données auprès de l’employeur et des salariés. Pour les traitements mis en œuvre par VAXOSE afin de gérer et fournir les activités sociales et culturelles, VAXOSE agit en qualité de responsable de traitement.

VAXOSE s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, et notamment le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi n° 78‑17 du 6 janvier 1978 modifiée (Loi Informatique et Libertés).

VAXOSE s’engage à respecter les principes suivants :

• Collecter les données personnelles dont il a besoin ;
• Traiter les données personnelles pour des finalités explicites, légitimes et déterminées ;
• Conserver les données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation du traitement pour lesquelles elles ont été collectées ou, le cas échéant, pendant la durée fixée par la loi ;
• Communiquer les données personnelles qu’aux seuls destinataires ayant besoin d’en connaitre dans le cadre de ses activités ;
• Veiller à mettre en œuvre les mesures de sécurité adaptées afin d’assurer un niveau de protection élevé des données.

2. Données collectées et finalités

Le CSE ou l’employeur, pour le compte du CSE, communique à l’association VAXOSE : les matricule, noms, prénoms, dates de naissance et ayants-droit (enfants) afin que VAXOSE puisse vérifier l’éligibilité aux activités sociales et culturelles.

Les personnes concernées communiquent également des données personnelles dans le cadre de l’inscription à des activités, de demande de subvention ou toute autre prestation.

Les personnes pouvant bénéficier des activités sociales et culturelles sont les suivantes :

• Les agents actifs du périmètre du CSE (ouvrants-droits)
• Les salariés temporaires ou mis à disposition (ouvrants-droits)
• Les ayants-droit (ayants-droit désigne le (la) conjoint(e) du/de la salarié(e), le (la) concubin(e) du/ de la salarié(e) ; enfants de l’ouvrant-droit à charge jusqu’à leurs 18 ans et les enfants de l’ouvrant-droit à charge scolarisés jusqu’à 26 ans)
• Les personnes extérieures choisis par l’ouvrant-droit

Les données traitées pour la mise en place des activités sociales et culturelles peuvent être les suivantes :

Données d’identification :

• Civilité
• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Adresse postale personnelle
• Tél. personnel
• E-mail personnel

Vie personnelle :

• Situation familiale

Données professionnelles :

• Numéro de matricule
• Lieu de travail
• Date d’entrée/de sortie dans l’entreprise
• E-mail professionnel
• Dépôt d’affectation

Le conjoint (ou concubine, pacsé) ayant-droit : 

• Nom Prénom
• Date de naissance

Les enfant(s) ayant(s) droit :

• Nom Prénom
• Date de naissance

Les justificatifs sont les suivants :

• Certificat de mariage
• Certificat de PACS
• Union libre : Document attestant que la personne est domiciliée à la même adresse que le salarié
• Justificatif de réversion
• Livret de famille ou Acte de naissance
• Carte de service
• Carte d’accès

Renseignements concernant les données sensibles : 

• Les données sensibles (exemple : situation de handicap) sont traitées pour les finalités suivantes :
• Proposer des prestations spécifiques aux personnes concernées
• Proposer des aides financières

Les justificatifs sont les suivants : Copie de la carte d’invalidité

Les données relatives aux situations de handicap sont communiquées pour permettre aux personnes concernées de bénéficier des prestations spécifiques.

En cas de non-communication des éléments nécessaires pour établir la situation de handicap, la personne concernée est informée qu’elle ne pourra pas bénéficier de la demande d’aide/ des prestations spécifiques.

Renseignements concernant les revenus : 

Concernant les revenus, les justificatifs demandés suivants les :

• Avis d’imposition
• Nombre de parts fiscales

Ces justificatifs sont demandés pour le calcul et la modulation des droits de l’ouvrant-droit aux différentes prestations.     

En cas de non-communication des éléments de revenus demandés, la personne concernée est informée qu’elle ne pourra pas bénéficier des aides ou réductions liées aux situations financières particulières. Sa contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

Renseignements concernant les paiements :

Pour pouvoir percevoir ou être débiter des sommes dues, il est demandé de fournir le justificatif suivant :  Relevé Identité Bancaire

Les justificatifs de paiement des activités extrascolaires.

Les autres données personnelles collectées sont les suivantes :

Données de connexion : Données relatives à la navigation sur les sites web (horodatage, adresse IP des usagers, données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés par les usagers, cookies)

Nota bene :

S’agissant des pré-inscriptions des personnes dont le dossier n’aurait pas été retenu, les données et les pièces justificatives sont supprimées.

 

Finalités

Nom du traitement

Finalités

Base légale

Formulaire de pré-inscription au CSE	Création et gestion de la base de données : Liste des ouvrants-droit avec rattachement des ayants-droits Réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants-droit ou d’ayants-droits	L’intérêt légitime Le consentement explicite des personnes concernées (art. 9 §2 a) RGPD) pour les données de santé et de situation de handicap
Fichier bénéficiaire	Création d’un fichier bénéficiaire recensant les OD et les AD pouvant bénéficier des prestations ASC proposées par VAXOSE pour le compte du CSE2 RDS	L’intérêt légitime
Gestion des activités de billetterie du CSE	Historique de l’utilisation des subventions et du suivi de commandes ; Gestion des activités de distribution de cadeaux ; Gestion des activités de billetterie, spectacles et loisirs Gestion des activités sportives	L’intérêt légitime Le consentement explicite des personnes concernées (art. 9 §2 a) RGPD) pour les données de santé et de situation de handicap
Gestion des activités de voyage, sorties de groupe et locations	Gestion des activités voyage et séjours	L’intérêt légitime
Restauration	Enregistrer les données des bénéficiaires pour leur permettre de profiter du service de restauration proposé par VAXOSE                Paramétrage des badges d’accès en moyen de paiement dans les services de restauration          Vérification et mise en paiement des factures de restauration                                         Mesure de l’utilisation des services proposés	L’intérêt légitime
Gestion des données des enfants des ouvrants droits, Colonies de vacances	Inscription aux activités sportives et culturelles, aux vacances et centres de loisirs.                 L’octroi d’aides financières en fonction du Quotient familial                                    Echange avec partenaire commercial des données concernant les aides attribuées aux inscrits	L’intérêt légitime
Aides financières	Evaluation et octroie des aides financières pour les études et séjours des enfants des ouvrants-droits                                                                    Attribution des primes de crèche, garderie, nourrice                                        Participation Frais de Séjour aux enfants d’agents pour les séjours scolaires, les centres de loisirs non cheminots et les séjours linguistiques/ classes européennes                                              Permettre l’attribution des bourses	L’intérêt légitime
Gestion de la newsletter et emailing	Exploitation d’un fichier d’adresses à des fins d’information ou de communication avec le personnel de l’entreprise. Communication sur les projets locaux Préparation et envoi des messages Réception des réponses et gestion des actions organisées par le CSE Production de statistiques relatives aux campagnes d’information réalisées Gestion des envois électronique	L’intérêt légitime (avec possibilité de se désinscrire)
Gestion des affaires financières, comptables et fiscales	Comptabilité des activités sociales et culturelles	Le respect d’une obligation légale
Statistiques	Gestion des statistiques	L’intérêt légitime
Consentement des ouvrants-droits	Recueil du consentement des personnes concernées pour assurer la conformité du traitement au RGPD.	Le respect d’une obligation légale
Exercice des droits des personnes	Réponse aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées	L’obligation légale
Gestion des cookies du site Web	Productions statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne proposés par VAXOSE Gestion du fonctionnement et de la sécurité du site avec journalisation des évènements Détection des problèmes de navigation            Dépôt et lecture des cookies/ traceurs              Mesure les contenus/ produits consultés	L’intérêt légitime Le consentement des personnes concernées (cookies non fonctionnels)
Site extranet	Renseignement et mise à jour des informations personnelles des ouvrants-droits                      Demande de remboursement en ligne              Gestion du fonctionnement et de la sécurité du site extranet avec journalisation des évènements Production de statistiques d’audience Commande en ligne                             Paiement en ligne	L’intérêt légitime

Les autres sites de commande proposés sur le site du CSE

Lorsque vous utilisez les sites de commande en ligne proposés via le site du CSE, certaines de vos données peuvent également être collectées par l’éditeur de ces sites. Nous vous invitons à consulter les politiques de protection des données personnelles de ces éditeurs afin de prendre connaissance de l’utilisation faite de vos données par ces derniers pour leur propre compte (ex : Billeterie Kover avantages).

 

3. Destinataires et transferts de données

3.1. Les données personnelles sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires ci-après en fonction de leur rôle dans la mise en place et le suivi des activités visées ci-dessus :

Le responsable de traitement exige de ces destinataires qu’ils appliquent des règles strictes en matière de protection des données personnelles en conformité avec les lois et réglementations applicables.

 

Les données personnelles pourront également être communiquées aux autorités administrative ou judiciaire habilitées ou plus généralement à tout tiers autorisé, pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires auxquelles le responsable de traitements est soumis ou d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour le responsable de traitements, afin de préserver ses droits et intérêts.

 

3.2. Localisation des traitements et transferts hors Union européenne

À ce jour, VAXOSE héberge et traite les données au sein de l’Union européenne ou avec des prestataires soumis au droit de l’Union européenne.

Si, à l’avenir, VAXOSE devait recourir à des prestataires situés en dehors de l’Union européenne ou à des prestataires susceptibles d’accéder aux données depuis un pays tiers, VAXOSE mettrait en œuvre les garanties appropriées prévues par le RGPD (décision d’adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types, mesures complémentaires de sécurité, etc.) et en informerait les personnes concernées dans les conditions requises.

4. Durées de conservation

Traitement / Catégorie	Base active	Base intermédiaire	Sort final
Pré-inscription refusée (données et justificatifs)	Suppression immédiate	–	Suppression définitive
Pré-inscription acceptée (données)	Durée de l’inscription	–	Suppression définitive
Pré-inscription acceptée (justificatifs)	1 mois à compter de la demande	10 ans à compter de la demande	Suppression définitive
Fichier bénéficiaires / Site extranet	Durée de l’inscription ; inactif 2 ans → suppression ; justificatifs : 1 mois	6 ans	Suppression définitive
Billetterie, voyages, loisirs (données personnelles)	Durée d’admission aux prestations ; historique : 2 ans max apès prestation	6 ans	Anonymisation ou suppression
Billetterie, voyages, colonies (pièces justificatives et factures)	6 mois apès approbation des comptes (31/12 N+1)	10 ans à compter de la clôture	Suppression définitive
Aides financières (données)	Durée de l’inscription ; justificatifs : 1 mois ; RIB : durée de l’opération	6 ans	Suppression définitive
Personnes en situation de handicap	6 mois apès approbation des comptes (31/12 N+1)	6 à 10 ans à compter de l’archivage	Suppression définitive
Restauration	Durée de possession de la carte d’accès	5 ans à compter de la fin du contrat	Suppression définitive
Newsletter / emailing	Durée de l’inscription ou jusqu’à désinscription	5 ans à compter de la désinscription	Suppression définitive
Comptabilité / pièces justificatives	Exercice comptable en cours + 6 mois	10 ans à compter de la clôture	Suppression définitive
Statistiques	1 an	1 an	Suppression ou anonymisation
Cookies (site VAXOSE et Klovers)	13 mois maximum	–	Suppression
Logs de connexion	6 mois maximum	–	Suppression
Recueil du consentement	Durée d’admission aux prestations	5 ans après retrait	Suppression définitive
Exercice des droits des personnes	Durée nécessaire au traitement	5 ans	Suppression définitive

5. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez notamment des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») dans les cas prévus par les textes ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité des données que vous avez fournies à VAXOSE, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur ce fondement, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Vous pouvez également demander à obtenir les grandes lignes de l’accord organisant la responsabilité conjointe entre VAXOSE et votre CSE pour la gestion du fichier des bénéficiaires.

 

6. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter VAXOSE :

• par courrier électronique à l’adresse suivante : gestion@vaxose.fr ;
• et, le cas échéant, par courrier postal à l’adresse postale indiquée dans la présente politique.

VAXOSE pourra vous demander de justifier de votre identité lorsque cela est nécessaire, notamment en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

VAXOSE précise qu’une demande peut être rejetée lorsqu’elle est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif.

VAXOSE s’engage à répondre à votre demande dans les délais légaux, à savoir :

• en principe, un (1) mois à compter de sa réception ;
• délai pouvant être prorogé de deux (2) mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, sous réserve de vous en informer dans le délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

En l’absence de réponse de VAXOSE dans ces délais, ou en cas de réponse que vous estimez insatisfaisante, vous disposez de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

7. Sécurité des données

VAXOSE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment en ce qui concerne :

• la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement ;
• la capacité à rétablir la disponibilité des données en cas d’incident physique ou technique ;
• des procédures visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles.

 

8. Cookies et traceurs

Voir la politique cookies ou les paramètres du bandeau de consentement https://vaxose.fr/politique-de-confidentialite/

 

9. Mise à jour de la politique

VAXOSE peut mettre à jour la présente politique de protection des données, notamment pour tenir compte de l’évolution de ses traitements, de ses prestataires ou de la réglementation applicable.

Les CSE partenaires et les bénéficiaires pourront avoir accès sur la plateforme à toute modification de la politique de protection des données.

La présente politique a été mise à jour le 17 juin 2026.